Im Projektmanagement stellt die Planungsphase einen grundlegenden Baustein dar, in welchem das Vorhaben sorgfältig geplant, organisiert und strukturiert wird. Eine präzise Projektdefinition und die Festlegung von Projektzielen bilden hierbei eine wesentliche Grundlage für den Erfolg des Projekts.

Im Zuge dieser Phase werden sämtliche relevante Informationen gesammelt und ausgewertet, um ein detailliertes Projektplanwerk zu erstellen, welches sämtliche Aktivitäten, Ressourcen und Meilensteine umfasst, die für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Auch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der beteiligten Projektmitglieder erfolgt in diesem Zusammenhang.

Des Weiteren werden in der Planungsphase auch die Rahmenbedingungen und Risiken des Projekts ermittelt und bewertet. Hierfür können Methoden wie die SWOT-Analyse oder die Risikoanalyse zum Einsatz kommen. Um mögliche Probleme und Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu behandeln, werden zudem geeignete Alternativen und Lösungen evaluiert.

Ein weiterer bedeutsamer Faktor während der Planungsphase ist die Ressourcenplanung. Hierbei werden sämtliche benötigten Materialien, Finanzen, Technologien und Mitarbeiter festgelegt. Auch die Erstellung eines Budgetplans ist hierbei unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der finanziellen Vorgaben realisiert werden kann. Während der Planungsphase werden auch die Pläne für Kommunikation und Qualitätsmanagement erstellt. Es werden eindeutige Kommunikationswege festgelegt, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind. Zusätzlich werden Qualitätsstandards und -ziele definiert, um sicherzustellen, dass das Projekt die erwarteten Ergebnisse liefert.